La structure associative en quelques mots
Basée à Marseille, l’association organise des événements, concerts, festivals, expositions, actions culturelles et rencontres. Son événement majeur est le Festival Marseille Jazz des Cinq Continents. Plus de 80 événements sont réalisés chaque année, en France et à l’international.
L’équipe permanente se compose d’une codirection, d’une personne responsable de la communication & billetterie, d’une personne chargée de la RSO et de la communication print, d’une personne responsable de l’administration, d’une personne chargée des publics, d’une assistante de production et d’une équipe d’intermittents présente pour chaque événement.
Candidater
• Par email : [email protected] avec CV et LM
• Candidature jusqu’au 14 décembre 2025
OFFRE D’EMPLOI
CHARGÉ·E DE GESTION ADMINISTRATIVE
L’association recrute aujourd’hui une personne chargée de gestion administrative sous la responsabilité de la Direction Générale. Cette personne travaillera en collaboration avec les autres membres de l’équipe. Ce poste en CDD dans un premier temps est à pourvoir en janvier 2026. Une présence physique dans nos bureaux situés en centre-ville de Marseille est nécessaire afin de favoriser un travail collectif avec l’ensemble des équipes.
Secteur : Culturel (spectacle vivant, festival.)
Type de contrat : CDD / temps plein 12 mois avec évolution en CDI – prise de poste à compter du 1er janvier 2026
Position hiérarchique : Sous la responsabilité de la direction
Missions principales
Le·la chargé·e d’administration assure la gestion administrative, financière et sociale de la structure afin de garantir son bon fonctionnement et sa conformité réglementaire.
1. Gestion administrative
• Assurer le suivi et la rédaction des contrats (artistes, techniciens, partenariats, prestataires).
• Élaborer et suivre les conventions, dossiers de subventions et bilans administratifs.
• Mettre à jour les documents légaux (licences d’entrepreneur du spectacle, assurances, etc.).
• Gérer la correspondance et l’archivage administratif.
2. Gestion financière
• Établir et suivre le budget prévisionnel en lien avec la direction.
• Préparer les éléments comptables pour l’expert-comptable.
• Suivre la facturation, les frais, les règlements, relances et trésorerie.
3. Gestion sociale et RH
• Rédiger les contrats de travail, établir les déclarations sociales (DPAE).
• Assurer le relai avec l’OPCO
• Préparer les éléments de paie et suivre les obligations sociales.
• Assurer la veille juridique et sociale (conventions collectives, législation du travail).
4. Soutien à la production et à la diffusion
• Assurer le lien administratif avec les partenaires et financeurs.
• Contribuer à la rédaction de dossiers de production et de communication.
Compétences requises
Compétences techniques :
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, logiciels de comptabilité/gestion).
• Connaissance du droit du travail et de la réglementation du spectacle vivant.
• Notions de comptabilité et de gestion budgétaire.
Compétences organisationnelles et relationnelles :
• Rigueur, autonomie et sens de l’organisation.
• Capacité à travailler en équipe et à communiquer avec différents interlocuteurs (artistes, institutions, partenaires).
• Aisance relationnelle et orale,
• Esprit collectif indispensable
• Capacité d’adaptation et gestion des priorités.
Profil recherché
• Formation supérieure en administration, gestion culturelle, ou équivalent (Bac+3 minimum recommandé).
• Première expérience dans le secteur culturel obligatoire entre 2 et 5 ans.
• Intérêt marqué pour le secteur artistique et culturel.
Conditions de travail
• Lieu : Marseille (13001) présentiel
• Rémunération : selon expérience et convention collective applicable.
• Disponibilités ponctuelles en soirée ou week-end possibles selon les événements.
• Au sein d’une équipe de 6 personnes, et avec une personne en stage/alternance administrative pour une durée de 6 mois maximum sur la période.
OFFRES DE STAGE / ALTERNANCE
L’association recrute son équipe de stagiaire et/ou alternant·e pour l’édition 2026. Ces postes sont à pouvoir en février 2026. Une présence physique dans nos bureaux situés en centre-ville de Marseille est nécessaire afin de favoriser un travail collectif avec l’ensemble des équipes.
• Durée : 9 février – 7 août 2026
• Temps de stage : 35h/semaine (avec récupération sur dépassements)
• Gratification légale + remboursement des transports en commun (cadre légal)
• Stage en présentiel à Marseille (quartier Opéra, 1er arrondissement)
• Disponibilité requise en juillet
Missions en communication :
– Mise à jour du site internet et intégration de contenus
– Création et rédaction de newsletters
– Promotion et référencement du festival
– Participation à la création de supports de communication
– Collecte et organisation des informations liées aux artistes et événements
– Bilan et suivi post-événements
Missions en presse :
– Rédaction de communiqués et dossiers de presse
– Mise à jour et suivi du fichier presse
– Relations médias : organisation de voyages de presse, accueil des journalistes
– Suivi et analyse des retombées médias (revues de presse, synthèses)
– Pendant le Festival : gestion des accréditations et logistique presse aux côtés de l’attachée de presse
Profil recherché :
• Étudiant·e en communication, relations presse, IEP ou management culturel
• Intérêt pour la culture, les métiers de l’art et la musique
• Créatif·ve, curieux·se et force de proposition
• Excellentes compétences rédactionnelles et relationnelles
• Bon esprit d’équipe, rigueur et sens de l’organisation
• Maîtrise des outils informatiques et de l’anglais écrit et oral
• Atouts : permis B et connaissance du territoire
Missions en admin :
– Assistance à la gestion des contrats et conventions avec partenaires et prestataires
– Suivi de la facturation et des paiements
– Organisation et archivage des documents administratifs liés aux événements
Missions en billetterie :
– Gestion des mandats de vente avec les différents distributeurs de billetterie
– Suivi quotidien de l’évolution des ventes
– Pointage hebdomadaire avec la production
– Facturation et suivi des ventes auprès des CSE
– Création et gestion des codes promo (PRO, PACTE’AMU, etc.)
– Mise en ligne des événements sur les plateformes jeunes et gestion des billets jeunes (Pass Culture, PACTE’AMU, Carte CJeune etc.)
– Gestion du protocole et des invitations
– Gestion des questions et réclamations des spectateurices
Profil recherché :
• Étudiant·e en gestion, administration, événementiel ou management culturel
• Intérêt pour la culture, les métiers de l’art et la musique
• Rigueur, sens de l’organisation et autonomie
• Capacité à travailler en équipe, bon relationnel
• Maîtrise des outils informatiques
Missions :
En lien avec les équipes de productions et d’administration, la personne en stage / alternance aura pour missions :
– Suivi de production de Ici Jazz Kids (repérages, suivi artistes, rédaction de contrats de travail, rédaction convention partenariat, suivi des droits d’auteurs).
– Suivi et mise en place de l’équipe des bénévoles : équipe de diffusion en amont des concerts, équipe d’accueil public durant les concerts.
Profil recherché :
• Étudiant·e en gestion, administration, événementiel ou management culturel
• Intérêt pour la culture, les métiers de l’art et la musique
• Rigueur, sens de l’organisation et autonomie
• Capacités de communication, de rédaction, bon relationnel, et goût du travail en équipe ;
• Permis B
• Maîtrise des outils informatiques